Incorporar nueva tecnología para propósitos electorales puede incrementar los costos o disminuirlos, dependiendo del costo de la nueva tecnología en comparación con el del sistema al que reemplaza. La nueva tecnología también puede acarrear beneficios no monetarios, como mejoras en la prestación del servicio o en la transparencia. Es conveniente realizar una evaluación en términos de costo-efectividad y de los potenciales beneficios de la nueva tecnología antes de comprometerse con su introducción.
La tecnología puede parecer costosa en la etapa de implantación, pero puede ahorrar dinero en el largo plazo, especialmente cuando se encuentra una solución tecnológica de bajo costo para remplazar a una aplicación costosa y de baja tecnología. Las autoridades electorales necesitan ponderar los costos y ahorros asociados con la introducción de nueva tecnología. Al hacerlo, deben tener en mente no solo los costos iniciales relacionados con la adquisición de equipos y programas y la contratación de consultores para instalar el nuevo sistema, sino también los costos de administración y mantenimiento permanentes.
Se debe determinar el ciclo de vida esperado. Una tecnología que puede reutilizarse para más de un propósito o de una elección será preferible en términos de costo-efectividad a aquella que tiene que ser reemplazada en el corto plazo (ver también Sustentabilidad).
Muchas soluciones tecnológicas pueden representar costos significativamente mayores que los procedimientos manuales a los que reemplazarían. No siempre es recomendable incorporar nueva tecnología cuando mejoras relativamente menores no justifiquen los costos adicionales. Un organismo electoral no tiene que adoptar una solución de alto costo y tecnología si una alternativa de menor costo es más apropiada en circunstancias específicas.
Antes de efectuar una compra, es conveniente que el organismo electoral se asegure que dispone de los fondos para la etapa inicial de implantación y para los costos permanentes de mantenimiento, lo que generalmente requiere del compromiso de la agencias gubernamentales competentes. En la mayoría de los casos es necesario un análisis de costo beneficio cuando se buscan fondos del gobierno (ver también "etb05").
Un análisis de costo beneficio a propósito de la introducción de nueva tecnología puede considerar los siguientes elementos:
- Aclarar el propósito de la adquisición
- Manifestar por qué es deseable
- Describir el proceso que será reemplazado
- Señalar los riesgos o problemas que pueden surgir o agudizarse si se sigue utilizando el proceso actual
- Describir como funcionaría la nueva aplicación tecnológica
- Señalar cuales son los beneficios que reportará
- Mencionar que problemas o riesgos que puede representar su adopción
- Analizar si la nueva tecnología mejorará o no la transparencia del proceso electoral
- Estimar todos los costos implicados en la adquisición de nueva tecnología, incluyendo equipo, programas, infraestructura, comunicaciones, transporte, personal, consultores externos y mantenimiento
- Calcular los costos que representaría una falla de la nueva tecnología
- Mostrar los costos asociados con el procedimiento actual
- Identificar las economías que podría generar la nueva tecnología
- Detallar un cronograma para su implantación
- Examinar su sustentabilidad e indicar su ciclo estimado de vida
- Identificar cualquier factor externo necesario para la viabilidad del proyecto, como la aprobación de los interesados o la promulgación de reformas legislativas
