Identificación de la información relevante
En la planeación del registro de votantes, es esencial identificar que tipo de información será necesaria para la conclusión exitosa del proceso. La información que debe ser recopilada esta usualmente estipulada en la Constitución o la legislación electoral. Algunos datos complementarios pueden variar. El nivel de analfabetismo, por ejemplo, podría afectar si la firma es un elemento clave del registro. De la misma manera, se debe tomar una decisión sobre si las credenciales de registro del elector serán utilizados para afectar el tipo de información recopilada y, en particular, si alguna característica de identificación como una foto o la huella digital del votante será utilizada.
A pesar de estas diferencias de un entorno a otro, existen ciertos elementos comunes de información que serán recopilados en cualquier proceso de registro electoral. Estos incluyen los nombres y direcciones residenciales de los votantes, así como su calidad o condición ciudadana. Adicionalmente, existe la necesidad de conocer las edades y fechas de nacimiento de los votantes, al menos en parte para garantizar que tengan la edad mínima para votar.
Aunque no es necesaria para el registro, generalmente se incluye la información sobre el género del votante. Algunos países requieren que este dato sea incluido, pero esto es usualmente un requisito fijado por la ley, no una innovación burocrática. A veces esta información puede ser más difícil de recopilar por las inquietudes relativas a la privacidad del elector. La fecha de nacimiento y el género frecuentemente son utilizados como medios de verificación sobre la precisión de la información recopilada en el proceso de registro y para detectar duplicidades.
Un plan de acción
Una vez que se ha determinado la información que debe ser recopilada , los administradores electorales pueden proceder al desarrollo de un plan de acción más detallado. Este plan generalmente incluye factores tales como:
- El número de ciudadanos que son elegibles para el registro.
- Las características geográficas y demográficas del país o de la división electoral.
- El tiempo requerido para completar cada registro.
- Si se utilizará un método computarizado y, si es el caso, para cuales aspectos del registro.
- Los arreglos logísticos necesarios para apoyar los diversos aspectos del registro.
- El número de enumeradores y otro personal de recopilación de información.
- El número y la ubicación del personal que introducirá la información a las computadoras.
- El personal que introducirá la información a los archivos a mano.
- El personal de supervisión
Adicionalmente, durante el desarrollo de un plan de acción, la administración electoral central puede empezar a determinar el número de sesiones de capacitación requeridas para una instrumentación exitosa del plan. Esto generalmente incluye los tipos de materiales que deben ser producidos para la capacitación del personal. Y, claro está, que el plan deberá incluir la producción de material para el registro mismo, como son los formularios de registro, tarjetas recordatorias, tarjetas de envío por correo y formas para la introducción de información a los archivos.
Procedimientos de recopilación de información
La información para el registro en listas periódicas puede ser recopilada de diversas formas y el plan de acción debe reflejar una decisión clara de las opciones seleccionadas. Por ejemplo, ¿la información será recopilada de puerta en puerta por los enumeradores o los electores deben acudir a los centros establecidos para poder registrarse? ¿Será posible el registro a través del correo, sea como la única opción o como un plan de contingencia para la enumeración domiciliaria o los centros de registro? ¿El registro se llevará a cabo de manera personal y, si no, de que manera podrán verificar las autoridades electorales que la información es verídica y precisa? ¿Qué tipo de documentos de identificación seran requeridos para confirmas la identidad de los electores? ¿Se utilizarán credenciales de votante, y si fuera este el caso, cuáles serán las características de dicha credencial? ¿Incluirá la fotografía? ¿Será laminada y, si este es el caso, será laminada bajo un proceso con calor o frío?
Almacenamiento de información
Una vez que la información ha sido recopilada, hay la necesidad de procurarle un almacenamiento seguro. Un método obvio es el de utilizar una base de datos computarizada como sistema de almacenamiento. La información se transfiere de los formularios de registro del votante a archivos computarizados. Estos archivos pueden ser utilizados para producir credenciales de registro de los electores al igual que las listas de votantes. Alternativamente, la lista de votantes puede ser recopilada escribiendo los datos a mano, transcribiéndolos en maquina de escribir y después organizándolos según diferentes criterios ( v.gr., por orden alfabético o por dirección).Deben tomarse las precauciones apropiadas para mantener un ambiente seguro para los archivos computarizados o físicos.
Un reto mayor pero igual de importante reside en la necesidad de almacenar la documentación fuente, tal como las huellas digitales, las firmas y las fotografías de los votantes. Estos documentos frecuentemente se utilizan para verificar la precisión de las listas y sirven como la verificación legal del registro del votante. Adicionalmente, pude existir la necesidad de transferir los archivos automatizados de las oficinas locales a las centrales para la compilación final de la lista de electores. Aún en el caso en que no use un método computarizado, puede existir la necesidad de transferir la información de los formularios de registro a las listas de votantes, frecuentemente con el paso intermedio de producir una lista preliminar de votantes. Se requerirán arreglos convenientes y seguros de almacenaje tanto para los formularios de registro como para las listas.
Mantenimiento sencillo pero seguro
Al planear una campaña integral y de gran alcance de registro, lo cual sucede frecuentemente en un periodo corto previo a una elección o durante la campaña electoral, se debe tomar en cuenta que generalmente existirá mucho interés en la transparencia del sistema utilizado. Una regla básica consiste, entonces, en mantener los procedimientos simples y tomar precauciones razonables de seguridad. El registro de votantes debe ser simple y sencillo, y no un examen de alfabetización o de inteligencia. La intención consiste simplemente en recopilar información básica para asegurar que el votante es elegible. La magnitud del proceso de registro y la presión inevitable de tiempo serán un reto suficientemente grande. Entre más sencillos sean los procesos que se utilicen, mayor será la probabilidad de que el ejercicio no sea demasiado abrumador.
El caso de Ghana
Al preparar la campaña de registro de 1995, la Comisión Electoral de Ghana produjo un manual (ver Electoral Commission of Ghana - Voter Registration Official's Manual ) que describía en detalle el proceso que se utilizaría para el registro por medio de centros de registro. Este manual sirve como una referencia útil para el diseño y la instrumentación de iniciativas similares de registro.
